Extranet e Intranet, qué son y para qué sirven

1- ¿Qué son y para qué sirven las intranets-extranets?

INTRANET- Es una red interna comprendida en el ámbito de una organización que usa tecnología internet. Normalmente situada en el interior de una LAN o Red Privada Virtual (si el usuario está situado en el exterior de la compañía).

Podríamos decir que se trata de una web que presta servicios hacia el interior de la compañía.

EXTRANET: Extensión de una intranet a usuarios fuera de de la compañía mediante acceso privado. Se sitúa fuera de las redes corporativas a través de Internet.

Aplicación	Tipos Usuarios	Uso
Intranet	Internos	Intercambio entre empleados, acceso restringido
Extranet	Internos y externos	Colaboración con terceros, clientes, socios, colaboradores, proveedores. Acceso restringido

Constituyen un CANAL DE INTERACCIÓN dentro y fuera de las compañías
Permiten mejorar la comunicación y reducir costes

Visualización de varias utilidades intranet-extranet Agrupalia Skipper

2- ¿Qué requisitos deben cumplir para que sean operativas?

Seguridad: Acceso restringido
Información actualizada y útil: Es una de las principales bazas ya que por encima de todo debe ser útil para quien la utilice.
Ganchos para fomentar su utilización: Por ejemplo en el caso de una intranet, contar con la posibilidad de descarga de nóminas o solicitud de vacaciones puede “animar” a los empleados a entrar en este área.
Conectividad con aplicaciones corporativas (CRM-ERP). En el caso de una extranet un cliente por ejemplo debería poder consultar sus facturas, pedidos o incidencias disponibles en los sistemas corporativos en tiempo real.

3- ¿Por qué son necesarias para cualquier empresa?

Por las posibilidades de comunicación bidireccional que estas ofrecen
Para fomentar el sentimiento de pertenencia a la compañía
Motivación: formación sobre métodos de trabajo, comunicar acciones positivas realizadas, exponer estrategias y actividades de la empresa, etc..
Por sus utilidades:
- INTRANET
  - Alertas (LOPD)
  - Noticias
  - Eventos
  - Resposabilidad Social Corporativa
  - Herramienta de RRHH
    - Nominas
    - Solicitud de vacaciones.
    - Formularios solicitud de documentación o de cambios de datos
    - Formación online (píldoras formativas, e-learning)
    - Partes de trabajo- Productividad
  - Descarga de documentación
  - Preguntas frecuentes
  - Intercambio de información entre empleados
    - Foros
    - Tablones de anuncios
  - Trabajo colaborativo
    - Wikis
    - Wave
  - Etc.
- EXTRANET
  - Pedidos canal comercial
  - Formación canal
  - Descarga de documentación
  - Tarifas actualizadas.
  - Acceso a formularios de soporte y visualización de estado de incidencias.
  - Acceso en tiempo real a facturas, ofertas, pedidos.
  - Preguntas frecuentes
  - Etc.

Según el estudio de Ministerio de Industria, Turismo y Cooperación sobre “Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la empresa Española 2009” solo un 23,1% de las empresas españolas cuentan con intranet y un 14,6% con extranet. Según este estudio los sectores que más utilizan este tipo de tecnologías son informática telecomunicaciones -audiovisuales y financiero.